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Technische Eigenschaften

Die TimyTel Stempeluhr

  • Die Stempeluhr die Ihnen die Stempeldaten per Email zuschickt
  • Übertragung täglich, einmal pro Woche, einmal pro Monat oder auf Kommando
  • Einfache Einrichtung in wenigen Minuten, keine zwischengeschalteten Server (kein Abo)
  • Ideal zur Verwaltung von mehreren entfernten Standorten, absolut unabhängig der Entfernungen
  • Um die Stempeldaten in die Excel-Anwendung zu übernehmen speichern Sie lediglich den Email-Anhang im Ordner der Anwendung

Beschreibung

Die TimyTel Stempeluhr stellt ein neues Zeiterfassungskonzept dar, welches insbesondere zur kostengünstigen Verwaltung von entfernten Standorten geignet ist :

  • Für Reinigungsfirmen oder Leiharbeiter-Agenturen um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter an verschiedenen Objekten zu erfassen
  • Für Ladenketten die in einer Stadt oder mehreren Städten Geschäftsstellen haben und die Verwaltung der Mitarbeiter zentral durchführen
  • Für Städte oder Kommunen die an unterschiedlichen Stellen ihre Einrichtungen haben
  • Für Gastronomiebetriebe mit mehreren Geschäftsstellen und zentraler Verwaltung
  • Für Industrienunternehmen des Mittelstands mit mehreren Fertigungsstellen, Lagerhallen oder Vertriebsstellen
  • Kurz, überall dort, wo sich die Mitarbeiter eines Unternehmens an unterschiedlichen Standorten befinden

 

Gehäuse : Polystyren grau
Abmessungen (mm): 220 (H) x 78 (B) x 38 (T)
Gewicht : 300g

Versorgung: 220V Steckernetzteil/Ladegerät mitgeliefert
Die Stempeluhr ist mit einer Lithiumionen Batterie ausgestattet die bei Stromausfall einen Vollbetrieb von bis zu 15 Stunden ermöglicht.

Umgebung :
Temperatur : 10°C bis 40°C
Feuchtigkeit : 90% max, keine Kondensation
Die Stempeluhr ist nicht für Aussenmontage, oder rauhe Umgebungen in denen nur besonders-geschützte Geräte eingesetzt werden können, gedacht.

Anzeige : Hochauflösender grafischer Farbbildschirm 59 x 98 mm
Zeigt ständig den Wochentag, das komplette Datum und Uhrzeit im Format “hh:mm” an. Kann zusätzlich mit “Pause” und “Beauskunf tung” Schaltflächen konfiguriert
werden (letztere damit der Mitarbeiter seine zuletzt-getägigten Stempelungen einsehen kann). Im Ruhezustand wird die Helligkeit auf 50% reduziert – bei Registrierung
einer Stempelung wird die Helligkeit 2 Sekunden lang auf 100% geschaltet.

Akustisches Signal : “Piepser”
Bestätigt das erfolgreiche Lesen einer Ausweiskarte und begleitet die Anzeige von Meldungen.

Kartenleser : RFID (Scheckkartenformat oder Schlüsselanhänger)
Kontaktlos, abnutzungsfrei, wartungsfrei und robust. Kartentechnologie : Mifare Ultralight C mit einfachen, 4-stelligen alphanumerischen Kodes (wie “B7Z3”) die in
Klartext von Aussen aufgedruckt sind. Somit können die Karten auf einfachster Weise vom Verwalter in der Excel-Anwendung den Mitarbeitern zugeordnet werden. Mit
diesem Konzept ist es nicht nötig, die Karten an der Stempeluhr zu “initialisieren”, oder die sehr langen Seriennummern der RFID-Karten einzugeben. Die Karten sind,
Dank Verschlüsselung unverfälschbar und können nicht dupliziert werden.

Interner Speicher : Vom Typ “flash” (wie USB-Sticks)
Sämtliche Daten werden auch bei Netz- und Batterieausfall erhalten. Die Buchungsdatei enthält immer die letzten 58.000 Stempelungen, und kann jederzeit auf
Kommando vom Verwalter per Email angefordert werden.

Uhr : Datum und Uhrzeit
Wird automatisch über Internet synchronisiert sobald die Stempeluhr an ein WLAN oder Mobilnetz angeschlossen wird. Genauigkeit ständig besser als eine Sekunde
(keine Abweichung mit der Zeit). Automatische Sommer-/Winterzeit Umstellung.

 

Anschluss : WLAN oder GPRS (Mobilnetz)
WLAN: das kann Ihr lokales WLAN sein (an dem gleichzeitig der verwaltende PC hängt) oder irgendein WLAN auf der Erde. Sie könnten also auch eine Stempeluhr in
Australien von München aus verwalten. Bei Anschluss über WLAN “schaut” die Stempeluhr den Posteingang alle 5 Minuten an. Das heisst, die Reaktionszeit auf eventuelle
Befehle die vom Verwalter geschickt werden ist maximal 5 Minuten.
GPRS : Für einen Anschluss über Mobilnetz benötigen Sie eine SIM-Karte (wird nicht mitgeliefert) und die Stempeluhr muss sich natürlich im Abdeckungsbereich des
entsprechenden Mobilnetzes befinden. Bei GPRS Anschluss “schaut” die Stempeluhr zwischen 07:00 und 22:00 ihren Posteingang zu jeder vollen Stunde an, um das
Datenvolumen auf ein Minimum zu halten. Das bedeutet, die Reaktionszeit auf eventuelle Befehle die vom Verwalter geschickt werden ist maximal 1 Stunde. Zwischen
22:00 und 07:00 schaut die Stempeluhr ihren Posteingang nicht an. Eventuelle Befehle die nach 22:00 geschickt werden, werden erst am nächsten Tag um 07:00 ausgeführt.
Übertragung der Buchungsdaten : per Email
Die Stempeluhr schickt, nach einem vom Verwalter vorgegebenen Programm (täglich, 1 mal pro Woche oder einmal pro Monat) eine Textdatei mit allen Stempelungen die
seit dem vorherigen Versand getätigt wurden, an die Email-Adresse die vom Verwalter vorgegeben wurde. Die Uhrzeit des Versands kann ebenfalls vorgegeben werden. So
kann z.B. festgelegt werden dass die Stempeluhr jeden Samstag um 05:00, oder jeden 27. des Monats um 23:00 die Stempeldatei verschickt.
Zusätzlich kann der Verwalter zu jeder Zeit “auf Kommando” die Datei schicken lassen, indem er eine entsprechende Email an die Stempeluhr schickt.
Die Textdateien werden einfach vom Verwalter in den Order von Timy-Soft abgespeichert und anschliessend mit einem Mausklick in die Excel-Anwendung eingelesen.

Einstellungen der Stempeluhr : per Email

Folgende Einstellungen können vom Verwalter per Email vorgenommen werden:

  • Der Name der Stempeluhr (nützlich wenn es mehrere Stempeluhren gibt, um auf einen Blick zu wissen von welcher Stempeluhr die Dateien kommen)
  • Die Email-Adresse an die die Buchungsdateien geschickt werden sollen
  • Die Uhrzeit des Versands der Buchungsdateien
  •  Das Programm des Versands (täglich, einmal in der Woche an einem bestimmten Wochentag, oder einmal im Monat, vom 01. bis 27.)
  • “Pause” Schaltfläche anzeigen oder nicht (für Raucherpausen gedacht)
  • “Beauskunftung” Schaltfläche anzeigen oder nicht (damit der Mitarbeiter seine zuletzt-getätigten Stempelungen einsehen kann)
  • Ob die Buchungsdateien verschlüsselt werden sollen oder nicht (um ein unbefugtes Abändern der Textdateien durch den Verwalter selbst zu vermeiden)Der Verwalter kann ebenfalls jederzeit einen Befehl schicken um die Stempeldatei sofort zu erhalten, oder um die komplette Datei mit den letzten 58.000 Stempelungen zu
    erhalten (siehe “Anschluss” oben)

TimySoft : die BasisSoftware



Die « Software» besteht aus einer 100%igen Microsoft Excel® Anwendung. Es handelt sich also hier nicht um ein traditionelles « Programm ». Das hat viele Vorteil, insbesondere :

 

  • Einfach zu verstehen, denn die meisten Bürokräfte benützen bereits Excel
  • Einfache Anpassung an Sonderanforderungen (es sind einfache Excel-Blätter mit allen Möglichkeiten die Excel bietet)
  • Einfach von einem PC auf einen anderen zu übertragen (Ordner kopieren und auf den neuen PC einfügen)

 

 

Um eine schnelle Einrichtung zu ermöglichen, bleibt die Grundsoftware sehr einfach. Es müssen lediglich die Mitarbeiter in eine Liste eingetragen werden (Name, Vorname, Ausweisnummer, Stammnummer und Start-Datum). Es können danach sofort:

  • Erste Stempelungen eingelesen werden (per USB-Stick wenn Sie TimyUSB nutzen oder per E-Mail wenn Sie TimyTel nutzen)
  • Tages und Wochensummen angezeigt und gedruckt werden
  • Abwesenheiten eingetragen werden (bezahlter Urlaub, Krankheit usw.)
  • Überstunden angezeigt oder gedruckt werden
  • Summe geleisteter oder abwesender Stunden (Woche, Monat o.A.) angezeigt oder gedruckt werden
  • Zusammenfassung für Gehaltsabrechnung angezeigt oder gedruckt werden

TimySoft kann sowohl Stempelungen von TimyUSB oder TimyTel verwalten.

Animierte Vorführung

Die Anwendung läuft unter:

  • Windows® XP und Excel® 2000, 2002, 2003, 2007, 2010
  • Windows® 7 und Excel® 2007, 2010, 2013, 2016
  • Windows® 8 und Excel® 2010, 2013, 2016
  • Windows® 10 und Excel® 2010, 2013, 2016
  • Die Dateien können auf dem lokalen Datenträger oder im Netzwerk gespeichert werden

Die Anwendung läuft NICHT mit:

  • Excel® 97 auf Windows XP oder neuer
  • Excel® 2000, 2002 et 2003 auf Vista oder neuer
  • Excel® auf Apple® Computer
  • OpenOffice® und LibreOffice®
  • Der Anwendung in der “Cloud” gespeichert (wurde nicht getestet)

Anzahl Mitarbeiter die verwaltet werden können: Rein technisch unbegrenzt, optimisiert für Anwendungen von weniger als etwa 100 Mitarbeiter

Persönliche Daten die erfasst werden müssen: Name, Vorname, Personalnummer und die zugeordnete Ausweisnummer.
Anzahl Stempelungen pro Tag und Mitarbeiter: standardmässig 10 (5 Kommt und 5 Geht), 30 mit dem optionalen Formelnmodul.

Stempelungen von Hand eingeben: Ja Von Hand eingegebene Stempelungen werden in Fettschrift gekennzeichnet, und es wird ein Änderungsprotokoll erzeugt. Der Benutzer kann diesen Mechanismus nicht umgehen, damit Änderungen bei Bedarf belegt, bzw begründet werden können.

Abwesenheiten / Korrekturen: Die Anzahl Gründe ist unbeschrankt, der Katalog wird vom Benutzer angelegt. Es können bis zu 3 Gründe pro Tag eingegeben werden (z.B. 1/2 Tag Zeitkontoausgleich und 1/2 Tag Urlaub). Abwesenheiten die ALLE Mitarbeiter betreffen (Betriebsurlaub, Feiertage . . .) können mit einem Klick zugeordnet werden.

Begrenzung der errechneten Stunden auf Tagesmodelle: Ja, individuell pro Mitarbeiter. Einfache Fälle mit der Grundanwendung, komplexere Fälle wie Schichtbetrieb mit dem optionalen Formelnmodul.

Begrenzung der errechneten Stunden auf einen Maximalwert: Ja, individuell pro Mitarbeiter, mit der Grundanwendung.

Berechnungen mit der Grundanwendung: Tägliche Bruttostunden bezogen auf die tatsächlichen Stempelzeiten, tägliche Nettostunden nach eventuellen Begrenzungen oder Korrekturen, wöchentliche Summen (jeden Sonntag), und “von-bis” Summen (z.B. vom 01. bis 31.)

Verwaltung von Mitternachtsüberschreitungen (Tagesende am Folgetag): Ja, mit der Grundanwendung. Die gesamte Anwesenheitsdauer wird auf den Vortag verrechnet.

Zeitnachweise drucken: Einzeln oder gruppiert, mit Export in eine unabhängige Excel-Mappe zum Verschicken (z.B. per Email-Anhang).

Zusammenfassung: Eine Zeile pro Mitarbeiter mit den Summen für die gewählte Periode. Export in eine unabhängige Excel-Mappe zum Verschicken an die Lohnabteilung (z.B. per Email-Anhang).

TimySoft : Das Formelnmodul. Die SoftwareErweiterung für anspruchsvollere Aufgaben

Zusätzliche Funktionen mit dem optionalen Formelnmodul:

  • Schichtbetrieb mit oder ohne automatische Schichterkennung (5 Schichten maximal)
  • Wochenprogramme mit täglich unterschiedlichen Tagesmodellen
  • Berechnung von Nachtstunden
  • Berechnung von Sonntags-Stunden
  • Berechnung von Feiertags-Stunden
  • Berechnung von täglichen oder wöchentlichen Überstunden
  • Einrichtung von Zeitkonten mit Salden
  • Auf- und Abrunden der Stempelzeiten (auf 15 Minuten oder einen anderen Wert)
  • Abzug von pauschalen (nicht-gestempelten) Pausen
  • Verwaltung von gestempelten, aber bezahlten Pausen (Pausenzeit wird vergütet)
  • Umrechnung von Industrieminuten auf “Stunden und Minuten”
  • Abwesenheitszähler mit Salden (z.B. für Urlaub)
  • Verwaltung von Raucherpausen (bis zu 10 Pausen pro Mitarbeiter pro Tag)

Ausweiskarten

Ausweise

  • Die Ausweise sind am besten geeignet, wenn Sie diese in unserer Wandhalterung in der Nähe der Stempeluhr aufbewaren wollen
  • Im Bankkartenformat (54 x 86 mm x 0,8 mm)
  • RFID Technologie

 

Schlüsselanhänger

  • Die Schlüsselanhänger sind am besten geeignet, wenn die Mitarbeiter diese mitführen.
  • Aus Hartplastik 65 mm x 25 mm x 3 mm
  • RFID Technologie