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Caractéristiques techniques

La pointeuse TimyTel

  • La pointeuse qui vous envoie les pointages par EMAIL.
  • Envoi tous les jours, une fois par semaine, une fois par mois ou sur demande.
  • Mise en place ultra-simple en quelques minutes. Pas de serveurs intermédiaires (pas d’abonnements).
  • Idéal pour les configurations « multi-sites » sans aucune contrainte de distances.
  • Pour récupérer les données dans Timy-Soft il suffit d’enregistrer la pièce jointe dans le dossier de l’application sur votre PC.

DESCRIPTION GÉNÉRALE

La pointeuse TimyTel représente un nouveau concept en matière de gestion des temps qui est particulièrement bien adapté à des situations comportant des sites distants :

  • Pour les entreprises de nettoyage industriel ou de travail temporaire qui souhaitent faire pointer les salariés sur les sites de leurs clients
  • Pour les entreprises ayant des boutiques ou des magasins dans plusieurs villes et qui souhaitent centraliser la gestion du personnel
  • Pour les mairies gérant du personnel sur plusieurs sites dans une commune ou une ville
  • Pour les restaurateurs ayant plusieurs établissements
  • Pour les PME ayant plusieurs ateliers ou plusieurs agences dans une région ou sur tout le pays

 

 

Boîtier : Polystyrène gris
Dimensions mm: 220 (H) x 78 (L) x 38 (P) Poids : 300g
Alimentation : Chargeur secteur 220V inclus
La pointeuse comporte une batterie lithium ion permettant d’assurer un fonctionnement pour environ 15 heures en cas de coupure secteur
Environnement :
Température : 10°C à 40°C
Humidité : 90% max sans condensation
La pointeuse n’est pas destinée à un usage à l’extérieur ou dans des environnements nécessitant du matériel « durci ».

Écran : Graphique couleur haute définition tactile 59 x 98 mm
Affiche le jour de la semaine, la date complète et l’heure au format 24h. Configurable avec bouton « Pause » et « Interrogation » (pour visualiser les derniers pointages)
Signal sonore : Style « bip »
Confirme la bonne lecture d’un badge et annonce les messages système.
Lecteur de Badge : RFID (badges ou portes-clé)
Sans contact, et sans usure ; technologie robuste, sans maintenance.
Mémoire interne : Type « flash »
Maintien en permanence un historique des derniers 58.000 pointages. Ce fichier peut être récupéré par mail sur demande.
Horloge : Heure et Date
Synchronisée automatiquement par le réseau, précision mieux qu’une seconde Changement d’heure d’été automatique.

 

Connexion : Wifi ou GPRS (réseau mobile)
Wifi : indifféremment un réseau Wifi local (le cas échéant le même utilisé par le PC) ou un réseau Wifi distant quelconque GPRS : nécessite une carte SIM (non-livrée) et la pointeuse doit se trouver dans la zone de couverture de l’opérateur sélectionné

Récupération des Pointages : par mail
La pointeuse envoie selon un programme établi par l’utilisateur (1 fois par jour, 1 fois par semaine ou une fois par mois) un fichier texte avec tous les pointages depuis l’envoi précédent à l’adresse mail indiqué par l’utilisateur. L’heure de l’envoi est également programmable. L’utilisateur peut également recevoir le fichier « sur demande » en envoyant un mail à la pointeuse. Les fichiers texte sont simplement enregistrés dans le dossier de Timy-Soft par l’utilisateur puis intégrés dans l’application avec un clic de souris.

Programmation de la Pointeuse : par mail
Les paramètres suivants peuvent être réglés par l’utilisateur en envoyant un mail à la pointeuse :

  • Le nom de la pointeuse (utile lorsqu’on gère plusieurs pointeuses pour connaître la source des fichiers)
  •  Adresse mail à laquelle la pointeuse doit envoyer les données
  • L’heure de l’envoi
  • Le programme d’envoi (tous les jours, un jour de la semaine particulier du lundi au dimanche, un jour du mois particulier du 1 au 26)
  • Si oui ou non on souhaite afficher un bouton « Pause » pour gérer les pauses fumeur
  • Si oui ou non on souhaite afficher un bouton « Interrogation » pour permettre aux salariés de vérifier les derniers pointages faits
  • Si oui ou non on souhaite crypter le fichier des pointages pour empêcher toute modification frauduleuse par l’utilisateur lui-mêmeL’utilisateur peut également envoyer à tout moment une commande pour recevoir immédiatement le fichier de pointage contenant les pointages depuis l’envoi précédent, ou le fichier de sauvegarde contenant tous les pointages dans la limite des dernier 58.000

TimySoft : le logiciel de base

Le logiciel de base

Le « logiciel » est constitué d’une application 100% Microsoft Excel®. Ce n’est donc pas un « programme » traditionnel. Cela a beaucoup d’avantages, notamment :  

 

  • Facilité de compréhension puisque la plupart des gens utilsent déjà Excel
  • Facilité d’adaptation à des besoins spécifiques (ça reste du Excel standard)
  • Facilité de transfert d’un Pc à un autre (il suffit de copier le dossier avec les fichiers)

Afin de permettre une mise en place rapide, l’application de base reste très simple – il suffit de saisir la liste de vos salariés (Nom, Prénom, le numéro de badge que vous affectez à chaque personne, un numéro de matricule et la date de démarrage du pointage). Vous pourrez alors immédiatement :

  • Récupérer les pointages de la pointeuse à l’aide de la clé USB (TimyUSB) ou email (TimyTel)
  • Afficher/imprimer les totaux journaliers et hebdomadaires des temps de présence
  • Saisir les Corrections et les Absences (Congés Payés, Maladie . . .)
  • Afficher/imprimer les heures supplémentaires
  • Afficher/imprimer les totaux des heures et des absences pour toute période date-à-date (semaine, mois . . .)
  • Afficher/imprimer un synoptique pour établir la paie

TimySoft peut aussi bien gérer les pointages de TimyUSB et de TimyTel
Démonstration animée

L’application fonctionne avec :

  • Windows® XP et Excel® 2000, 2002, 2003, 2007, 2010
  • Windows® 7 et Excel® 2007, 2010, 2013, 2016
  • Windows® 8 et Excel® 2010, 2013, 2016
  • Windows® 10 et Excel® 2010, 2013, 2016
  • Les fichiers de l’application déposés sur un disque local ou un disque d’un réseau local

L’application ne fonctionne PAS avec :

  • Excel® 97 sur Windows XP et plus récent
  • Excel® 2000, 2002 et 2003 sur Vista et plus récent
  • Excel® sur les ordinateurs Apple®
  • Les tableurs OpenOffice® et LibreOffice®
  • Les fichiers déposés dans le « Cloud » (non-testé)

Nombre de Salariés pouvant être gérés : Non limité sur un plan purement technique, optimisé pour les installations de moins d’une centaine de salariés.
Données personnelles à saisir : Nom, Prénom, Numéro de Matricule et Numéro du Badge.
Nombre de pointages par jour et par salarié : 10 en standard (5 entrées et 5 sorties), 30 avec le module optionnel.
Saisie manuelle de pointages : Oui. Les pointages saisis au clavier sont signalés en gras, et un journal des modifications permet une traçabilité infaillible des modifications. L’utilisateur ne peut pas contourner ces mécanismes.
Absences / Corrections : Catalogue de motifs illimité, possibilité d’affecter jusqu’à 3 motifs différents par jour (style RTT le matin et CP l’après-midi). Possibilité d’affecter en bloc une absence/correction à TOUS les salariés (fermetures annuelles, jours fériés . . .).
Limitation du temps comptabilisé par rapport à des horaires : Oui, individuellement par salarié. Cas simples avec l’application de base ; cas complexes avec le module optionnel.
Limitation du temps comptabilisé à une valeur maximale : Oui, individuellement par salarié, avec l’application de base.
Calculs avec l’application de base : Temps de présence journaliers « bruts de pointage », temps de présence « nets » après application des limitations ou les absences compensées ; sous-totaux hebdomadaires en date des dimanches ; heures supplémentaires sur deux tranches ; totaux sur toute période « data-à-date ».
Gestion du chevauchement de minuit (fin de journée sur le lendemain) : Oui, avec l’application de base. Le temps de présence est entièrement attribué à la veille.
Édition des Feuilles de Temps : Individuellement ou de façon groupée, avec possibilité d’exportation dans un fichier Excel « neutre » pour distribution.
Synoptique : Une ligne par salarié avec les sommes pour la période sélectionnée. Peut être exporté dans un fichier Excel neutre pour envoi au service paie.

TimySoft : Le module « Formules » : L’extension du logiciel pour les besoins exigeants.

Fonctions supplémentaires avec le module optionnel « Formules » :

  • Horaires d’équipes avec ou sans reconnaissance automatique du modèle journalier (jusqu’à 5 horaires)
  • Programmes hebdomadaires avec des horaires différents tous les jours
  • Calcul des heures de nuit
  • Calcul des heures de dimanches
  • Calcul des heures de jours fériés
  • Calcul d’heures excédentaires sur base journalière ou hebdomadaire
  • Gestion de compteurs de type « compte d’épargne de temps » avec soldes
  • Arrondis des heures de pointage (à 15 mn ou toute autre valeur)
  • Déductions de pauses forfaitaires (non-pointées)
  • Gestion de pauses pointées mais payées (ré-intégrées dans le temps de présence)
  • Conversion d’heures en centièmes au format « heures et minutes »
  • Gestion de pauses fumeurs (jusqu’à 10 pauses par jour et par salarié)

Badges

Badges

  • Prenez le format “badge” si vous allez les conserver à proximité de la Pointeuse dans un casier mural
  • Format Carte Bancaire (54 x 86 mm x 0,8 mm)
  • Technologie RFID (proximité)

Porte-clés

  • Prenez le format “porte-clés” si les salariés doivent garder les dispositifs avec eux
  • Destiné à être attaché à un trousseau de clés pour minimiser les oublis
  • Tag rigide 65 mm x 25 mm x 3 mm
  • Technologie RFID (proximité)